Dekalog przedsiębiorcy starającego się o dotację – najważniejsze informacje

Proces starania się o dotację unijną jest obwarowany pewnymi zasadami i należy się ich trzymać, aby w którymś momencie nie zamknąć sobie możliwości pozyskania wsparcia.

1. Instytucja pośrednicząca w dysponowaniu środkami unijnymi.

Po pierwsze należy sprawdzić, która Instytucja będzie rozdysponowywała środki unijne przeznaczone dla przedsiębiorców w danym województwie. W przypadku woj. śląskiego, środki skierowane do przedsiębiorców z sektora MŚP, przewidziane w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 rozdysponowywać będzie Śląskie Centrum Przedsiębiorczości w Chorzowie.

2. Tryb składania wniosku o dotację unijną.

Po drugie należy sprawdzić w jakim trybie będzie można starać się o środki. W przypadku przedsiębiorców najczęściej jest to tryb konkursowy, zamknięty. Co oznacza nie mniej ni więcej, że wszystkie złożone wnioski będą podlegały ocenie (formalnej i merytorycznej) i układana będzie lista rankingowa. Konkurs zamknięty oznacza, iż określona jest data rozpoczęcia naboru wniosków oraz jego zakończenia i tylko w tym wyznaczonym terminie można składać wnioski – wnioski złożone przed datą rozpoczęcia lub po dacie zakończenia naboru nie są rozpatrywane.

Zdarza się także, iż ogłaszany jest konkurs otwarty – w takim przypadku określana jest data rozpoczęcia naboru bez daty zakończenia. W przypadku konkursu otwartego zakończenie naboru wniosków określane jest pod kątem budżetu i np. zamyka się nabór w  chwili, gdy kwota złożonych wniosków o dotację przekracza 120% budżetu przewidzianego na konkurs. Oczywiście informacja o zamknięciu konkursu, ze względu na przekroczenie określonej kwoty, pojawia się na kilka dni przez fizycznym zamknięciem naboru.

3. Beneficjent.

Po trzecie należy sprawdzić czy możemy być beneficjentem danego programu. W programach unijnych (jak np.: Regionalne Programy Operacyjne, Program Operacyjny Inteligentny Rozwój, Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko) w ramach działań w nich przewidzianych dla przedsiębiorców określane jest zawsze to, kto będzie mógł składać wniosek.

Jeśli działanie przewiduje wsparcie tylko dla przedsiębiorców z sektora MŚP – ważne jest aby sprawdzić czy przedsiębiorca należy do tej kategorii firm. Definicja zawarta jest w załączniku I do Rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu. Ustalając wielkość własnego przedsiębiorstwa (czy jest mikro, małe, średnie czy duże) należy pamiętać, iż powiązania kapitałowe, osobowe oraz rodzinne z innymi przedsiębiorcami mogą mieć wpływ na status przedsiębiorstwa starającego się o dotację.

4. Typ wspieranych inwestycji.

Po czwarte należy sprawdzić jakiego typu inwestycje będą wspierane. W programach unijnych (jak np.: Regionalne Programy Operacyjne, Program Operacyjny Inteligentny Rozwój, Program Operacyjny Infrastruktura I Środowisko) w ramach działań w nich przewidzianych dla przedsiębiorców określane są zawsze rodzaje inwestycji, na które będzie można się starać o wsparcie. Należy dokładnie to przeanalizować ponieważ składanie wniosku o dotację na przedsięwzięcie, które nie będzie wspierane jest stratą czasu.

5. Wydatki kwalifikowane.

Po piąte należy sprawdzić listę wydatków kwalifikowanych, czyli tych które mogą zostać objęte dotacją i od których liczona jest wysokość wsparcia. Do każdego z programów, działań są ściśle określone rodzaje wydatków, które mogą zostać objęte dotacją i w każdym z programów lista ta będzie wyglądać inaczej. Rodzaje kosztów, które nie są ujęte na liście są wydatkami niekwalifikowanymi.

6. Czas realizacji projektu dofinansowanego z UE.

Po szóste należy sprawdzić ramy czasowe i terminy. O dotacje unijną można starać się tylko i wyłącznie na planowaną dopiero inwestycję oraz wydatki związane z inwestycją można zacząć ponosić najwcześniej dzień po złożeniu wniosku – dlatego też ważne jest, aby sprawdzić harmonogram naboru wniosków. Należy sprawdzić jakie ramy czasowe narzuca program – czyli np. kiedy najpóźniej możemy zakończyć realizację inwestycji. Jeżeli przedsiębiorca chce zaczekać z rozpoczęciem realizacji inwestycji do otrzymania informacji czy przyznano mu dotację musi pamiętać, iż proces oceny wniosków to kilka miesięcy (w zależności od programu i instytucji oceniającej wnioski może to być od 4 do 9 miesięcy licząc od daty zamknięcia naboru wniosków).

7. Finansowanie inwestycji.

Po siódme należy sprawdzić finansowanie inwestycji. Co do zasady dotacja jest refundacją części poniesionych kosztów. Niektóre z programów dają możliwość częściowego wypłacenia dotacji z góry (tzw. zaliczki), ale nie zawsze tak jest. Inne z kolei programy mogą wymagać udokumentowania posiadanych środków lub wręcz wymagać załączenia promesy kredytowej czy też leasingowej, ale nie zawsze tak jest. Niemniej z dokumentacji składanej przez przedsiębiorcę musi jasno wynikać, iż posiada (np. środki na lokatach bankowych, środki na rachunku bankowym) lub będzie posiadał (promesa kredytu, leasingu, dopłaty wspólników lub z bieżącej działalności firmy) środki na pełne i terminowe zrealizowanie inwestycji.

8. Zapoznanie się z wymogami konkursu.

Po ósme należy przeczytać dokumentację konkursową. W dniu ogłoszenia konkursu Instytucja publikuje szereg dokumentów takich jak np.: regulamin konkursu, wzór wniosku o dofinansowanie, instrukcja wypełnienia wniosku o dofinansowanie, biznes plan – dokumenty te wymagają dokładnego przeanalizowania i wypełnienia zgodnie z zawartymi w nich wskazówkami. Dodatkowo nie należy zapominać także o lekturze wzoru umowy o dofinansowanie (określa ona prawa i obowiązki przedsiębiorcy oraz instytucji udzielającej wsparcia, zawiera także informacje np. o trybie wyboru dostawców produktów i usług w ramach realizowanej inwestycji, o promocji projektu itp.), kryteriów oceny projektów oraz rozporządzenia, które jest podstawa prawną udzielenia danego rodzaju pomocy.

9. Planowanie inwestycji.

Po dziewiąte należy starannie zaplanować inwestycję. W dokumentacji konkursowej przedsiębiorca dokładnie opisuje zaplanowaną inwestycję, jej kolejne etapy, koszty wraz z ich uzasadnieniem, źródła finansowania itd. Inwestycja musi stanowić ciąg logicznych, następujących po sobie działań, które doprowadzą do osiągnięcia konkretnego, jasno określonego efektu (np.: wprowadzenia nowego produktu, usługi do oferty lub wdrożenia innowacyjnego sposobu produkcji). Każdy z zaplanowanych wydatków musi być niezbędny do zrealizowania przedsięwzięcia i musi być uzasadniony (nie może to być lista niepowiązanych ze sobą, przypadkowych zakupów). Nie można także zapominać o trwałości projektu, czyli (w przypadku otrzymania dotacji) utrzymaniu inwestycji przez okres trzech lat (od dnia zakończenia realizacji inwestycji) w przypadku przedsiębiorców z sektora MŚP.

10. Dobra organizacja czasu.

Po dziesiąte – czas. Przedsiębiorca musi mieć czas, aby śledzić na bieżąco pojawiające się informacje dotyczące dotacji unijnych, aby brać udział w seminariach informacyjnych organizowanych przez instytucje ogłaszające konkursy oraz przede wszystkim, aby dobrze przygotować wymagane dokumenty.

Autor: Agnieszka Jaszczyk